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NeuSo funktioniert es

Jedes Postfach über SMTP/IMAP verbinden

Fügen Sie ein Nicht-Google-/Microsoft-Postfach mit Serveranmeldedaten hinzu — testen Sie die Verbindung und senden und lesen Sie dann Antworten darüber.

  1. Connectors → Add Connector → SMTP / IMAP

    Öffnen Sie Connectors in der linken Navigation und klicken Sie auf Add Connector. Wählen Sie SMTP / IMAP für jeden Anbieter, der nicht Google oder Microsoft ist: Zoho, Fastmail, ein privater Mailserver oder ein cPanel-Host.

    Connectors → Add Connector → SMTP / IMAP
  2. Wählen Sie den Tab Single Account

    SMTP / IMAP öffnet ein Panel mit zwei Tabs: Single Account und Bulk Upload (CSV). Bleiben Sie auf Single Account, um ein einzelnes Postfach zu verbinden: nutzen Sie Bulk Upload, wenn Sie mehrere auf einmal hinzufügen.

  3. Zugangsdaten eingeben

    Füllen Sie Email address, einen optionalen Display name, Username und Password aus (nutzen Sie das Augensymbol, um Ihre Eingabe zu überprüfen). Der Username ist oft die vollständige E-Mail-Adresse, prüfen Sie aber die Dokumentation Ihres Anbieters, falls der Login abweicht.

  4. Outgoing (SMTP) einrichten

    Geben Sie unter Outgoing (SMTP) Ihren SMTP host ein, wählen Sie einen SMTP port (587, 465, 25, 2525 oder Custom) und legen Sie die SMTP encryption fest (TLS, SSL oder None). Der Standard ist 465 / SSL.

  5. Incoming (IMAP) einrichten

    Geben Sie unter Incoming (IMAP) Ihren IMAP host, IMAP port (993 oder 143) und die IMAP encryption ein. Der Standard ist 993 / TLS. IMAP wird benötigt, damit FirstSales Antworten lesen und in Ihren Posteingang leiten kann.

  6. Klicken Sie auf Test connection

    Sie müssen Test connection erfolgreich durchlaufen, bevor Sie speichern können. Ein Erfolg zeigt “Connection verified: ready to save.” Ein Fehlschlag bedeutet fast immer einen falschen Host/Port oder dass Ihr Anbieter ein app-spezifisches Passwort verlangt.

  7. Klicken Sie auf Add account

    Sobald die Verbindung verifiziert ist, klicken Sie auf Add account. Ein Toast bestätigt “Email account added!” und das Postfach erscheint nun unter Connectors.

  8. Vor echten Sendungen aufwärmen

    Ein neues Postfach hat noch keine Reputation. Öffnen Sie den Warm Up-Tab und aktivieren Sie das Warm-up, bevor Sie echte Kampagnen darauf ausrichten: die vollständige Anleitung finden Sie im Tutorial zum E-Mail-Warm-up.

    Vor echten Sendungen aufwärmen

Profi-Tipps

  • App-Passwörter statt Ihres Login-Passworts

    Die meisten Anbieter (Zoho, Fastmail, iCloud, Gmail-via-SMTP) verlangen bei aktivierter 2FA ein generiertes app-spezifisches Passwort. Wenn Test connection bei korrektem Host/Port fehlschlägt, liegt es fast immer daran.

  • Port zur Verschlüsselung passend wählen

    465 = SSL, 587 = TLS/STARTTLS, 25 = None. Das Formular füllt beim Wechsel der Verschlüsselung automatisch einen sinnvollen Standardport ein: überschreiben Sie ihn nur, wenn Ihr Anbieter einen nicht standardmäßigen Port dokumentiert.

  • IMAP nicht überspringen

    SMTP allein würde senden, aber nie Antworten sehen. Geben Sie Host und Port für IMAP an, damit Antworterkennung, Stop-on-Reply und der Posteingang funktionieren.

  • Die Testsperre ist ein Feature

    Ein ungetestetes Postfach lässt sich absichtlich nicht speichern: eine fehlerhafte Zugangsdaten fällt hier auf, statt mitten in der Kampagne stillschweigend zu scheitern.

Häufig gestellte Fragen

Wann sollte ich SMTP/IMAP statt Google/Microsoft verwenden?

Nutzen Sie OAuth (Google/Microsoft), wenn Ihr Postfach bei einem dieser Anbieter liegt. Nutzen Sie SMTP/IMAP für jeden anderen Anbieter: Zoho, Fastmail, private oder cPanel-Mail und ähnliche Hosts.

Warum benötige ich sowohl SMTP als auch IMAP?

SMTP sendet Mails; IMAP ermöglicht FirstSales, Antworten zu lesen, damit Stop-on-Reply und der Posteingang funktionieren.

Welchen Port und welche Verschlüsselung sollte ich verwenden?

465/SSL oder 587/TLS für SMTP und 993/TLS für IMAP sind die gängigen Optionen. Das Formular ist standardmäßig auf 465/SSL und 993/TLS eingestellt.

Test connection schlägt immer wieder fehl: was ist falsch?

Meist ist ein App-Passwort erforderlich, weil 2FA aktiviert ist, oder die Kombination aus Host/Port/Verschlüsselung ist falsch. Prüfen Sie dies anhand der SMTP/IMAP-Dokumentation Ihres Anbieters.

Wird mein Passwort sicher gespeichert?

Zugangsdaten werden gespeichert, damit FirstSales in Ihrem Namen Mails senden und lesen kann. Anders als bei OAuth gibt es kein widerrufbares Token: verwenden Sie daher ein app-spezifisches Passwort, das Sie beim Anbieter widerrufen können.

Kann ich mehrere SMTP-Postfächer auf einmal hinzufügen?

Ja: wechseln Sie zum Tab Bulk Upload (CSV), um mehrere Postfächer aus einer Tabelle zu importieren (behandelt im Tutorial zum Massenimport).

Kann ich auf diese Weise ein privates Gmail-Konto verbinden?

Technisch ja, mit einem App-Passwort: aber Google OAuth ist sauberer, und Cold Outreach sollte ohnehin von Ihrer eigenen Domain gesendet werden.

Muss ich es trotzdem aufwärmen?

Ja. Das Verbinden ist Schritt eins: aktivieren Sie das Warm-up im Tab Warm Up, bevor Sie sich für echte Sendungen auf das Postfach verlassen.

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Prompt für Claude Code

I'm setting up FirstSales (https://firstsales.io), an AI outbound sales platform: campaigns, contacts, a reply inbox, deliverability and lead signals. Help me get my workspace sending real, good emails end to end, from Claude Code.

Read these first so you know how FirstSales works:
- Developer docs and API: https://developer.firstsales.io
- CLI: https://www.npmjs.com/package/@firstsales.io/cli
- Skills for coding agents: https://github.com/firstsalesio/firstsales-skills (read README.md and GUIDE.md)

Setup
1. Install the CLI: npm install -g @firstsales.io/cli
2. Install the FirstSales skills:
   claude plugin marketplace add firstsalesio/firstsales-skills
   claude plugin install firstsales@firstsales
3. Ask me if I already have a FirstSales account. If not, send me to https://app.firstsales.io to sign up.
4. Ask me to create an API key under Settings → API → API Keys, with only the scopes we need.
   Never ask me to paste the key into this chat. Tell me to run this in my own terminal, so the key stays hidden:
   read -rs FS_KEY && firstsales auth login --api-key "$FS_KEY"; unset FS_KEY
5. Run `firstsales whoami` and tell me which workspace and organisation we are connected to.

Then ask me about my business: what I sell, who I sell to (roles, company size, countries), my best customers, and what I use today for outbound (tools, lists, mailboxes). Walk me through:
1. Teaching FirstSales my business: website, offer, proof points and case studies in the knowledge base, so the AI writes like someone who knows the product.
2. Connecting my sending mailboxes and checking my sending domain: SPF, DKIM, DMARC and warm-up. If anything is unhealthy, tell me the exact DNS record to add.
3. Bringing in contacts: import my CSV or CRM export into a clean list, remove duplicates and bad emails, and block domains I must never email (customers, competitors, my own).
4. Building my first campaign: the right list, senders, steps and timing. Write the sequence with me, show me the drafts, and do not launch until I say yes.
5. Setting up Signals if it fits: find people engaging with LinkedIn posts about topics my buyers care about, and turn them into leads.
6. Inviting my team and giving each person the right access.

Once campaigns run, show me how to work the reply inbox from here: which replies need an answer, draft responses in my voice, and move good conversations into deals. If I use Cal.com, connect it so follow-ups can offer my booking link (not the first email).

Throughout, as you learn about my business, proactively suggest and help create:
- Reply templates for the questions and objections my prospects are likely to raise, based on my product, site and codebase if you can see them.
- Campaign ideas and segments worth testing, with the reason for each.

Safety rules:
- Show every change as a dry run (--dry-run) first and wait for my yes. Never send emails, launch campaigns or delete anything without my yes.
- Tell me before anything that spends credits, and how many.

Be opinionated. If the docs give a sensible default, just use it. Don't make me choose between five options.