Playbook de agência: gerencie muitos clientes com workspaces, papéis e relatórios por cliente
Dê a cada cliente seu próprio workspace e caixas de e-mail, delimite sua equipe com papéis e grupos de permissão, rode campanhas separadas por cliente e reporte por cliente — tudo sob uma única organização.
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Defina a topologia: um org, um workspace por cliente
Uma organização é dona do faturamento e dos membros; um workspace é um ambiente de envio isolado dentro dela — com suas próprias caixas de entrada, campanhas, contatos e bases de conhecimento. Para uma agência, dê a cada cliente seu próprio workspace dentro de um único org compartilhado. Reserve uma segunda organização apenas para um cliente cujo faturamento ou propriedade realmente precise ser separado — dez clientes como dez workspaces é gerenciável; dez orgs é uma dor de cabeça de faturamento desnecessária. Veja Manage Organizations & Workspaces.
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Crie um workspace para o primeiro cliente
Use o seletor na barra lateral e escolha Create workspace. Configure o perfil dele e defina o Default Contact Person do workspace — o remetente padrão que garante que os rascunhos sempre tenham um “de” sensato mesmo antes de você escolher um remetente específico.
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Conecte e aqueça as caixas de entrada desse cliente
Dentro do workspace do cliente, vá em Connectors → Add Connector e conecte caixas de entrada no domínio de envio próprio desse cliente. Ative o Email Warmup para cada uma. Nunca reutilize uma caixa de entrada entre clientes — misturar domínios de envio mistura reputações e, pior, mistura os dados de um cliente nos envios de outro. Veja Connect a Mailbox e Email Warm-up Setup.
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Desenhe acesso de privilégio mínimo com grupos de permissão
Abra Settings → Team → Groups. Além dos cinco papéis integrados (owner/admin/manager/member/viewer), crie um grupo personalizado para fatias que eles não cobrem — por exemplo, um grupo “Client SDR” que lê campanhas e lê/escreve contatos, sem acesso a faturamento ou equipe. Você só pode conceder permissões que você mesmo possui (o teto do criador). Veja Roles & Permission Groups.
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Convide a equipe e restrinja cada pessoa ao(s) cliente(s) dela
Em Settings → Team → Invitations, adicione o e-mail de cada membro da equipe, atribua um papel (e um grupo personalizado se necessário) e — criticamente — defina o acesso a workspaces apenas para os workspaces de clientes que essa pessoa realmente gerencia, não “All workspaces.” É isso que impede um contratado do cliente A de ver o cliente B.
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Faça o onboarding em escala com links de convite ou allowlist de domínio
Para sua própria equipe entrando em muitos clientes, digitar cada convite é lento. Use a aba Links para um link de entrada limitado/expirável, ou a aba Domains para que qualquer pessoa que se cadastre com o domínio de e-mail da sua empresa entre automaticamente até um papel máximo (member, viewer ou manager — nunca admin). Veja Invite & Manage Team Members.
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Rode as campanhas de cada cliente dentro do workspace dele
Construa o outreach de cada cliente — normalmente uma campanha Autopilot → Meeting — de dentro do workspace dele. Contatos, bases de conhecimento, ofertas e histórico de campanhas ficam todos isolados nesse workspace, para que nada do cliente A vaze para a lista de contatos ou rascunhos do cliente B. Veja Create an Autopilot Meeting Campaign.
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Relate por cliente e gerencie a fatura compartilhada do org
Leia a Analytics de campanha de cada workspace para obter o relatório daquele cliente — respostas, reuniões agendadas e envios, restritos apenas ao workspace dele. Créditos são a nível de org e compartilhados entre todos os workspaces, então acompanhe o saldo geral do org em Billing para que o mês pesado de um cliente não sufoque o de outro. Veja Read Campaign Analytics e Credits, Plans & Billing.
Dicas de especialista
Atalhos conquistados na prática que mantêm o aquecimento nos trilhos.
Workspaces isolam, orgs separam o faturamento
Dez clientes sob um org com dez workspaces está certo; dez orgs é um pesadelo de faturamento/administração desnecessário. Reserve um novo org apenas para separação real de faturamento.
Defina o Default Contact Person primeiro, por workspace
É o remetente padrão — configure-o desde o início para que nenhuma campanha de cliente saia com um 'de' em branco ou errado.
Restrinja contratados ao workspace deles
O acesso é por workspace. Um contratado do cliente A deve ter zero visibilidade do cliente B — defina o acesso a workspaces deliberadamente, não apenas um papel.
Você não consegue se autoconceder mais permissões
O teto do criador significa que um grupo personalizado nunca ultrapassa suas próprias permissões. Se uma caixa estiver acinzentada, um owner ou admin precisa concedê-la primeiro.
Perguntas frequentes
Workspaces separados ou orgs separados por cliente?
Workspaces, na quase totalidade dos casos — eles isolam caixas de entrada, contatos e campanhas enquanto compartilham o faturamento e a equipe de um org. Use uma organização separada apenas quando o faturamento ou a propriedade de um cliente realmente precisar ser separado.
Os clientes compartilham uma caixa de entrada ou reputação de domínio?
Não, se você configurar corretamente — dê ao workspace de cada cliente seus próprios conectores no domínio de envio deles. Reutilizar uma caixa de entrada entre clientes mistura reputações e dados; não faça isso.
Um contratado pode ver apenas o cliente dele?
Sim. O acesso é restrito por workspace — defina o acesso a workspaces do convite dele apenas para o workspace daquele cliente e, opcionalmente, combine com um grupo de permissão personalizado de privilégio mínimo.
Como faço para cobrar clientes separadamente?
Créditos são a nível de org e compartilhados entre todos os workspaces — não há saldo por workspace. Relate o uso de cada cliente a partir da Analytics do workspace dele, e recorra a uma organização separada apenas se o faturamento realmente precisar ser separado.
Para que serve um grupo personalizado em vez de um papel integrado?
Os cinco papéis integrados (owner/admin/manager/member/viewer) cobrem a maioria das necessidades. Crie um grupo personalizado apenas para uma fatia de permissão que os papéis não oferecem — como um SDR restrito a um cliente que não pode tocar em faturamento.
Como faço o onboarding de toda a minha equipe rapidamente?
Use um link de convite (usos limitados, expirável) da aba Links, ou uma allowlist de domínio da aba Domains para que qualquer pessoa com o e-mail da sua empresa entre automaticamente em um papel máximo definido.
De onde vem o relatório por cliente?
Da própria Analytics de campanha de cada workspace de cliente — envios, respostas e reuniões agendadas, restritos apenas àquele workspace.
Uma pessoa pode gerenciar vários clientes?
Sim — conceda o acesso do convite dessa pessoa (ou depois, o Edit workspace access dela) a vários workspaces de clientes em vez de apenas um.
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