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Playbook de agência: gerencie muitos clientes com workspaces, papéis e relatórios por cliente

Dê a cada cliente seu próprio workspace e caixas de e-mail, delimite sua equipe com papéis e grupos de permissão, rode campanhas separadas por cliente e reporte por cliente — tudo sob uma única organização.

Tutoriais
Primeiros Passos
min de leitura
14 min
etapas
8 · Avançado

  1. Defina a topologia: um org, um workspace por cliente

    Uma organização é dona do faturamento e dos membros; um workspace é um ambiente de envio isolado dentro dela (com suas próprias caixas de entrada, campanhas, contatos e bases de conhecimento. Para uma agência, dê a cada cliente seu próprio workspace dentro de um único org compartilhado. Reserve uma segunda organização apenas para um cliente cujo faturamento ou propriedade realmente precise ser separado) dez clientes como dez workspaces é gerenciável; dez orgs é uma dor de cabeça de faturamento desnecessária. Veja Manage Organizations & Workspaces.

  2. Crie um workspace para o primeiro cliente

    Use o seletor na barra lateral e escolha Create workspace. Configure o perfil dele e defina o Default Contact Person do workspace: o remetente padrão que garante que os rascunhos sempre tenham um “de” sensato mesmo antes de você escolher um remetente específico.

    Crie um workspace para o primeiro cliente

  3. Conecte e aqueça as caixas de entrada desse cliente

    Dentro do workspace do cliente, vá em Connectors → Add Connector e conecte caixas de entrada no domínio de envio próprio desse cliente. Ative o Email Warmup para cada uma. Nunca reutilize uma caixa de entrada entre clientes: misturar domínios de envio mistura reputações e, pior, mistura os dados de um cliente nos envios de outro. Veja Connect a Mailbox e Email Warm-up Setup.

    Conecte e aqueça as caixas de entrada desse cliente

  4. Desenhe acesso de privilégio mínimo com grupos de permissão

    Abra Settings → Team → Groups. Além dos cinco papéis integrados (owner/admin/manager/member/viewer), crie um grupo personalizado para fatias que eles não cobrem: por exemplo, um grupo “Client SDR” que lê campanhas e lê/escreve contatos, sem acesso a faturamento ou equipe. Você só pode conceder permissões que você mesmo possui (o teto do criador). Veja Roles & Permission Groups.

    Desenhe acesso de privilégio mínimo com grupos de permissão

  5. Convide a equipe e restrinja cada pessoa ao(s) cliente(s) dela

    Em Settings → Team → Invitations, adicione o e-mail de cada membro da equipe, atribua um papel (e um grupo personalizado se necessário) e (criticamente) defina o acesso a workspaces apenas para os workspaces de clientes que essa pessoa realmente gerencia, não “All workspaces.” É isso que impede um contratado do cliente A de ver o cliente B.

  6. Faça o onboarding em escala com links de convite ou allowlist de domínio

    Para sua própria equipe entrando em muitos clientes, digitar cada convite é lento. Use a aba Links para um link de entrada limitado/expirável, ou a aba Domains para que qualquer pessoa que se cadastre com o domínio de e-mail da sua empresa entre automaticamente até um papel máximo (member, viewer ou manager: nunca admin). Veja Invite & Manage Team Members.

  7. Rode as campanhas de cada cliente dentro do workspace dele

    Construa o outreach de cada cliente (normalmente uma campanha Autopilot → Meeting) de dentro do workspace dele. Contatos, bases de conhecimento, ofertas e histórico de campanhas ficam todos isolados nesse workspace, para que nada do cliente A vaze para a lista de contatos ou rascunhos do cliente B. Veja Create an Autopilot Meeting Campaign.

  8. Relate por cliente e gerencie a fatura compartilhada do org

    Leia a Analytics de campanha de cada workspace para obter o relatório daquele cliente: respostas, reuniões agendadas e envios, restritos apenas ao workspace dele. Créditos são a nível de org e compartilhados entre todos os workspaces, então acompanhe o saldo geral do org em Billing para que o mês pesado de um cliente não sufoque o de outro. Veja Read Campaign Analytics e Credits, Plans & Billing.

Dicas de especialista

  • Workspaces isolam, orgs separam o faturamento

    Dez clientes sob um org com dez workspaces está certo; dez orgs é um pesadelo de faturamento/administração desnecessário. Reserve um novo org apenas para separação real de faturamento.

  • Defina o Default Contact Person primeiro, por workspace

    É o remetente padrão: configure-o desde o início para que nenhuma campanha de cliente saia com um 'de' em branco ou errado.

  • Restrinja contratados ao workspace deles

    O acesso é por workspace. Um contratado do cliente A deve ter zero visibilidade do cliente B: defina o acesso a workspaces deliberadamente, não apenas um papel.

  • Você não consegue se autoconceder mais permissões

    O teto do criador significa que um grupo personalizado nunca ultrapassa suas próprias permissões. Se uma caixa estiver acinzentada, um owner ou admin precisa concedê-la primeiro.

Perguntas frequentes

Workspaces separados ou orgs separados por cliente?

Workspaces, na quase totalidade dos casos: eles isolam caixas de entrada, contatos e campanhas enquanto compartilham o faturamento e a equipe de um org. Use uma organização separada apenas quando o faturamento ou a propriedade de um cliente realmente precisar ser separado.

Os clientes compartilham uma caixa de entrada ou reputação de domínio?

Não, se você configurar corretamente: dê ao workspace de cada cliente seus próprios conectores no domínio de envio deles. Reutilizar uma caixa de entrada entre clientes mistura reputações e dados; não faça isso.

Um contratado pode ver apenas o cliente dele?

Sim. O acesso é restrito por workspace: defina o acesso a workspaces do convite dele apenas para o workspace daquele cliente e, opcionalmente, combine com um grupo de permissão personalizado de privilégio mínimo.

Como faço para cobrar clientes separadamente?

Créditos são a nível de org e compartilhados entre todos os workspaces: não há saldo por workspace. Relate o uso de cada cliente a partir da Analytics do workspace dele, e recorra a uma organização separada apenas se o faturamento realmente precisar ser separado.

Para que serve um grupo personalizado em vez de um papel integrado?

Os cinco papéis integrados (owner/admin/manager/member/viewer) cobrem a maioria das necessidades. Crie um grupo personalizado apenas para uma fatia de permissão que os papéis não oferecem: como um SDR restrito a um cliente que não pode tocar em faturamento.

Como faço o onboarding de toda a minha equipe rapidamente?

Use um link de convite (usos limitados, expirável) da aba Links, ou uma allowlist de domínio da aba Domains para que qualquer pessoa com o e-mail da sua empresa entre automaticamente em um papel máximo definido.

De onde vem o relatório por cliente?

Da própria Analytics de campanha de cada workspace de cliente: envios, respostas e reuniões agendadas, restritos apenas àquele workspace.

Uma pessoa pode gerenciar vários clientes?

Sim: conceda o acesso do convite dessa pessoa (ou depois, o Edit workspace access dela) a vários workspaces de clientes em vez de apenas um.

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Prompt para Claude Code

I'm setting up FirstSales (https://firstsales.io), an AI outbound sales platform: campaigns, contacts, a reply inbox, deliverability and lead signals. Help me get my workspace sending real, good emails end to end, from Claude Code.

Read these first so you know how FirstSales works:
- Developer docs and API: https://developer.firstsales.io
- CLI: https://www.npmjs.com/package/@firstsales.io/cli
- Skills for coding agents: https://github.com/firstsalesio/firstsales-skills (read README.md and GUIDE.md)

Setup
1. Install the CLI: npm install -g @firstsales.io/cli
2. Install the FirstSales skills:
   claude plugin marketplace add firstsalesio/firstsales-skills
   claude plugin install firstsales@firstsales
3. Ask me if I already have a FirstSales account. If not, send me to https://app.firstsales.io to sign up.
4. Ask me to create an API key under Settings → API → API Keys, with only the scopes we need.
   Never ask me to paste the key into this chat. Tell me to run this in my own terminal, so the key stays hidden:
   read -rs FS_KEY && firstsales auth login --api-key "$FS_KEY"; unset FS_KEY
5. Run `firstsales whoami` and tell me which workspace and organisation we are connected to.

Then ask me about my business: what I sell, who I sell to (roles, company size, countries), my best customers, and what I use today for outbound (tools, lists, mailboxes). Walk me through:
1. Teaching FirstSales my business: website, offer, proof points and case studies in the knowledge base, so the AI writes like someone who knows the product.
2. Connecting my sending mailboxes and checking my sending domain: SPF, DKIM, DMARC and warm-up. If anything is unhealthy, tell me the exact DNS record to add.
3. Bringing in contacts: import my CSV or CRM export into a clean list, remove duplicates and bad emails, and block domains I must never email (customers, competitors, my own).
4. Building my first campaign: the right list, senders, steps and timing. Write the sequence with me, show me the drafts, and do not launch until I say yes.
5. Setting up Signals if it fits: find people engaging with LinkedIn posts about topics my buyers care about, and turn them into leads.
6. Inviting my team and giving each person the right access.

Once campaigns run, show me how to work the reply inbox from here: which replies need an answer, draft responses in my voice, and move good conversations into deals. If I use Cal.com, connect it so follow-ups can offer my booking link (not the first email).

Throughout, as you learn about my business, proactively suggest and help create:
- Reply templates for the questions and objections my prospects are likely to raise, based on my product, site and codebase if you can see them.
- Campaign ideas and segments worth testing, with the reason for each.

Safety rules:
- Show every change as a dry run (--dry-run) first and wait for my yes. Never send emails, launch campaigns or delete anything without my yes.
- Tell me before anything that spends credits, and how many.

Be opinionated. If the docs give a sensible default, just use it. Don't make me choose between five options.
Developer docs ↗npm: @firstsales.io/cli ↗GitHub: firstsales-skills ↗