Decide la topología: un org, un workspace por cliente
Una organization es dueña de la facturación y los miembros; un workspace es un entorno de envío aislado dentro de ella (sus propias bandejas, campañas, contactos y bases de conocimiento. Para una agencia, dale a cada cliente su propio workspace bajo un org compartido. Reserva una segunda organization solo para un cliente cuya facturación o titularidad realmente deba estar separada) diez clientes como diez workspaces es manejable; diez orgs es un dolor de cabeza de facturación que no necesitas. Consulta Manage Organizations & Workspaces.
Crea un workspace para el primer cliente
Usa el switcher en la barra lateral y elige Create workspace. Define su perfil y configura el Default Contact Person del workspace: el remitente de respaldo para que los borradores siempre tengan una identidad de “from” sensata incluso antes de haber elegido un remitente específico.
Conecta y calienta las bandejas propias de ese cliente
Dentro del workspace del cliente, ve a Connectors → Add Connector y conecta bandejas en el propio dominio de envío de ese cliente. Activa Email Warmup en cada una. Nunca reutilices una bandeja entre clientes: mezclar dominios de envío mezcla reputaciones y, peor aún, mezcla los datos de un cliente en los envíos de otro. Consulta Connect a Mailbox y Email Warm-up Setup.
Diseña acceso de mínimo privilegio con grupos de permisos
Abre Settings → Team → Groups. Más allá de los cinco roles integrados (owner/admin/manager/member/viewer), crea un grupo personalizado para los casos que no cubren: p. ej. un grupo “Client SDR” que lea campañas y lea/escriba contactos, sin acceso a facturación ni al equipo. Solo puedes otorgar los permisos que tú mismo tienes (el tope del creador). Consulta Roles & Permission Groups.
Invita al equipo y acota cada persona a su(s) cliente(s)
En Settings → Team → Invitations, agrega el correo de cada compañero, asigna un rol (y un grupo personalizado si es necesario), y (crucialmente) define el acceso a workspaces solo a los workspaces de los clientes que esa persona realmente gestiona, no “All workspaces.” Esto es lo que evita que un contratista en el cliente A pueda ver al cliente B.
Incorpora a escala con enlaces de invitación o una lista blanca de dominio
Para tu propio equipo uniéndose entre muchos clientes, escribir cada invitación es lento. Usa la pestaña Links para un enlace de unión con tope/expiración, o la pestaña Domains para que cualquiera que se registre con el dominio de correo de tu empresa se una automáticamente hasta un rol máximo (member, viewer o manager: nunca admin). Consulta Invite & Manage Team Members.
Ejecuta las campañas de cada cliente dentro de su workspace
Construye el outreach de cada cliente (típicamente una campaña Autopilot → Meeting) desde dentro de su workspace. Contactos, bases de conocimiento, offerings e historial de campañas se mantienen aislados a ese workspace, así que nada del cliente A se filtra a la lista de contactos o borradores del cliente B. Consulta Create an Autopilot Meeting Campaign.
Reporta por cliente y gestiona la factura compartida del org
Lee el Analytics de campaña de cada workspace para el reporte de ese cliente: respuestas, reuniones agendadas y envíos, acotados solo a su workspace. Los créditos son a nivel de org y se comparten entre todos los workspaces, así que vigila el saldo general del org en Billing para que el mes intenso de un cliente no deje sin recursos a otro. Consulta Read Campaign Analytics y Credits, Plans & Billing.
Consejos de experto
Los workspaces aíslan, los orgs separan la facturación
Diez clientes bajo un org con diez workspaces es correcto; diez orgs es una pesadilla de facturación/administración que no necesitas. Reserva un nuevo org para una separación de facturación real.
Define el Default Contact Person primero, por workspace
Es el remitente de respaldo: configúralo por adelantado para que ninguna campaña de cliente salga con un 'from' vacío o incorrecto.
Acota a los contratistas solo a su workspace
El acceso es por workspace. Un contratista en el cliente A debería tener cero visibilidad sobre el cliente B: define el acceso a workspaces deliberadamente, no solo un rol.
No puedes otorgarte más de lo que tienes
El tope del creador significa que un grupo personalizado nunca excede tus propios permisos. Si una casilla aparece atenuada, un owner o admin necesita otorgarla primero.
Preguntas frecuentes
¿Workspaces separados u orgs separados por cliente?
Workspaces, en casi todos los casos: aíslan bandejas, contactos y campañas mientras comparten la facturación y el equipo de un solo org. Usa una organization separada solo cuando la facturación o titularidad de un cliente realmente deba estar separada.
¿Los clientes comparten reputación de bandeja o de dominio?
No si lo configuras bien: dale a cada workspace de cliente sus propios conectores en su propio dominio de envío. Reutilizar una bandeja entre clientes mezcla reputaciones y datos; no lo hagas.
¿Puede un contratista ver solo a su cliente?
Sí. El acceso está acotado por workspace: define el acceso a workspaces de su invitación solo al workspace de ese cliente, y opcionalmente combínalo con un grupo de permisos personalizado de mínimo privilegio.
¿Cómo facturo a los clientes por separado?
Los créditos son a nivel de org y se comparten entre todos los workspaces: no hay saldo por workspace. Reporta el uso de cada cliente desde el Analytics de su workspace, y recurre a una organización separada solo si la facturación realmente debe estar separada.
¿Para qué sirve un grupo personalizado frente a un rol integrado?
Los cinco roles integrados (owner/admin/manager/member/viewer) cubren la mayoría de las necesidades. Construye un grupo personalizado solo para un caso de permisos que los roles no ofrecen: como un SDR acotado a un cliente que no puede tocar la facturación.
¿Cómo incorporo a todo mi equipo rápido?
Usa un enlace de invitación (usos con tope, expirable) desde la pestaña Links, o una lista blanca de dominio desde la pestaña Domains para que cualquiera con el correo de tu empresa se una automáticamente con un rol máximo definido.
¿De dónde sale el reporte por cliente?
Del propio Analytics de campaña de cada workspace de cliente: envíos, respuestas y reuniones agendadas, acotados solo a ese workspace.
¿Puede una persona gestionar varios clientes?
Sí: otorga a la invitación de esa persona (o después, su Edit workspace access) acceso a varios workspaces de cliente en lugar de solo uno.