Playbook de agencia: gestiona muchos clientes con workspaces, roles y reportes por cliente

Una organization es dueña de la facturación y los miembros; un workspace es un entorno de envío aislado dentro de ella — sus propias bandejas, campañas, contactos y bases de conocimiento. Para una agencia, dale a cada cliente su propio workspace bajo un org compartido. Reserva una segunda organization solo para un cliente cuya facturación o titularidad realmente deba estar separada — diez clientes como diez workspaces es manejable; diez orgs es un dolor de cabeza de facturación que no necesitas. Consulta Manage Organizations & Workspaces.

Usa el switcher en la barra lateral y elige Create workspace. Define su perfil y configura el Default Contact Person del workspace — el remitente de respaldo para que los borradores siempre tengan una identidad de “from” sensata incluso antes de haber elegido un remitente específico.

Dentro del workspace del cliente, ve a Connectors → Add Connector y conecta bandejas en el propio dominio de envío de ese cliente. Activa Email Warmup en cada una. Nunca reutilices una bandeja entre clientes — mezclar dominios de envío mezcla reputaciones y, peor aún, mezcla los datos de un cliente en los envíos de otro. Consulta Connect a Mailbox y Email Warm-up Setup.

Abre Settings → Team → Groups. Más allá de los cinco roles integrados (owner/admin/manager/member/viewer), crea un grupo personalizado para los casos que no cubren — p. ej. un grupo “Client SDR” que lea campañas y lea/escriba contactos, sin acceso a facturación ni al equipo. Solo puedes otorgar los permisos que tú mismo tienes (el tope del creador). Consulta Roles & Permission Groups.

En Settings → Team → Invitations, agrega el correo de cada compañero, asigna un rol (y un grupo personalizado si es necesario), y — crucialmente — define el acceso a workspaces solo a los workspaces de los clientes que esa persona realmente gestiona, no “All workspaces.” Esto es lo que evita que un contratista en el cliente A pueda ver al cliente B.

Para tu propio equipo uniéndose entre muchos clientes, escribir cada invitación es lento. Usa la pestaña Links para un enlace de unión con tope/expiración, o la pestaña Domains para que cualquiera que se registre con el dominio de correo de tu empresa se una automáticamente hasta un rol máximo (member, viewer o manager — nunca admin). Consulta Invite & Manage Team Members.

Construye el outreach de cada cliente — típicamente una campaña Autopilot → Meeting — desde dentro de su workspace. Contactos, bases de conocimiento, offerings e historial de campañas se mantienen aislados a ese workspace, así que nada del cliente A se filtra a la lista de contactos o borradores del cliente B. Consulta Create an Autopilot Meeting Campaign.

Lee el Analytics de campaña de cada workspace para el reporte de ese cliente — respuestas, reuniones agendadas y envíos, acotados solo a su workspace. Los créditos son a nivel de org y se comparten entre todos los workspaces, así que vigila el saldo general del org en Billing para que el mes intenso de un cliente no deje sin recursos a otro. Consulta Read Campaign Analytics y Credits, Plans & Billing.