Agentur-Playbook: viele Kunden mit Workspaces, Rollen & Reporting pro Kunde verwalten

Eine Organisation verwaltet Abrechnung und Mitglieder; ein Workspace ist eine isolierte Sendeumgebung darin — mit eigenen Postfächern, Kampagnen, Kontakten und Wissensdatenbanken. Geben Sie als Agentur jedem Kunden einen eigenen Workspace innerhalb einer gemeinsamen Organisation. Reservieren Sie eine zweite Organisation nur für einen Kunden, dessen Abrechnung oder Eigentümerschaft wirklich getrennt sein muss — zehn Kunden als zehn Workspaces sind gut zu verwalten; zehn Organisationen sind ein unnötiger Abrechnungsaufwand. Siehe Manage Organizations & Workspaces.

Nutzen Sie den Switcher in der Seitenleiste und wählen Sie Create workspace. Legen Sie das Profil fest und konfigurieren Sie die Default Contact Person des Workspaces — den Absender-Fallback, damit Entwürfe stets eine sinnvolle „Von“-Identität haben, selbst bevor Sie einen konkreten Absender gewählt haben.

Gehen Sie im Workspace des Kunden zu Connectors → Add Connector und verbinden Sie Postfächer auf der eigenen Sendedomain dieses Kunden. Aktivieren Sie für jedes Email Warmup. Verwenden Sie niemals ein Postfach für mehrere Kunden — das Vermischen von Sendedomains vermischt Reputationen und schlimmer noch die Daten eines Kunden mit den Sendungen eines anderen. Siehe Connect a Mailbox und Email Warm-up Setup.

Öffnen Sie Settings → Team → Groups. Erstellen Sie über die fünf integrierten Rollen (owner/admin/manager/member/viewer) hinaus eine benutzerdefinierte Gruppe für Bereiche, die diese nicht abdecken — z. B. eine Gruppe „Client SDR”, die Kampagnen lesen sowie Kontakte lesen/schreiben darf, aber keinen Zugriff auf Abrechnung oder Team hat. Sie können nur Berechtigungen vergeben, die Sie selbst besitzen (die creator ceiling). Siehe Roles & Permission Groups.

Fügen Sie unter Settings → Team → Invitations die E-Mail jedes Teammitglieds hinzu, weisen Sie eine Rolle (und bei Bedarf eine benutzerdefinierte Gruppe) zu und setzen Sie — entscheidend — den workspace access nur auf die Kunden-Workspaces, die diese Person tatsächlich betreut, nicht auf „All workspaces.” So verhindern Sie, dass ein Auftragnehmer bei Kunde A jemals Kunde B sieht.

Für Ihre eigenen Mitarbeitenden, die bei vielen Kunden mitarbeiten, ist jede Einladung einzeln zu tippen zu langsam. Nutzen Sie den Tab Links für einen begrenzten/ablaufenden Einladungslink oder den Tab Domains, damit jeder, der sich mit der E-Mail-Domain Ihres Unternehmens registriert, automatisch bis zu einer maximalen Rolle beitritt (member, viewer oder manager — nie admin). Siehe Invite & Manage Team Members.

Bauen Sie die Outreach jedes Kunden — typischerweise eine Autopilot → Meeting-Kampagne — innerhalb seines Workspace auf. Kontakte, Wissensdatenbanken, Angebote und Kampagnenverlauf bleiben alle auf diesen Workspace isoliert, sodass nichts von Kunde A in die Kontaktliste oder Entwürfe von Kunde B gelangt. Siehe Create an Autopilot Meeting Campaign.

Lesen Sie die Kampagnen-Analytics jedes Workspace für den Bericht dieses Kunden — Antworten, gebuchte Meetings und Sendungen, jeweils nur auf dessen Workspace bezogen. Credits sind organisationsweit und werden über alle Workspaces geteilt, behalten Sie also den Gesamtsaldo der Organisation unter Billing im Blick, damit der intensive Monat eines Kunden nicht einen anderen aushungert. Siehe Read Campaign Analytics und Credits, Plans & Billing.