Topologie festlegen: eine Organisation, ein Workspace pro Kunde
Eine Organisation verwaltet Abrechnung und Mitglieder; ein Workspace ist eine isolierte Sendeumgebung darin (mit eigenen Postfächern, Kampagnen, Kontakten und Wissensdatenbanken. Geben Sie als Agentur jedem Kunden einen eigenen Workspace innerhalb einer gemeinsamen Organisation. Reservieren Sie eine zweite Organisation nur für einen Kunden, dessen Abrechnung oder Eigentümerschaft wirklich getrennt sein muss) zehn Kunden als zehn Workspaces sind gut zu verwalten; zehn Organisationen sind ein unnötiger Abrechnungsaufwand. Siehe Manage Organizations & Workspaces.
Workspace für den ersten Kunden anlegen
Nutzen Sie den Switcher in der Seitenleiste und wählen Sie Create workspace. Legen Sie das Profil fest und konfigurieren Sie die Default Contact Person des Workspaces: den Absender-Fallback, damit Entwürfe stets eine sinnvolle „Von“-Identität haben, selbst bevor Sie einen konkreten Absender gewählt haben.
Die eigenen Postfächer dieses Kunden verbinden und aufwärmen
Gehen Sie im Workspace des Kunden zu Connectors → Add Connector und verbinden Sie Postfächer auf der eigenen Sendedomain dieses Kunden. Aktivieren Sie für jedes Email Warmup. Verwenden Sie niemals ein Postfach für mehrere Kunden: das Vermischen von Sendedomains vermischt Reputationen und schlimmer noch die Daten eines Kunden mit den Sendungen eines anderen. Siehe Connect a Mailbox und Email Warm-up Setup.
Zugriff nach dem Least-Privilege-Prinzip mit Berechtigungsgruppen gestalten
Öffnen Sie Settings → Team → Groups. Erstellen Sie über die fünf integrierten Rollen (owner/admin/manager/member/viewer) hinaus eine benutzerdefinierte Gruppe für Bereiche, die diese nicht abdecken: z. B. eine Gruppe „Client SDR”, die Kampagnen lesen sowie Kontakte lesen/schreiben darf, aber keinen Zugriff auf Abrechnung oder Team hat. Sie können nur Berechtigungen vergeben, die Sie selbst besitzen (die creator ceiling). Siehe Roles & Permission Groups.
Das Team einladen und jede Person auf ihre Kunden beschränken
Fügen Sie unter Settings → Team → Invitations die E-Mail jedes Teammitglieds hinzu, weisen Sie eine Rolle (und bei Bedarf eine benutzerdefinierte Gruppe) zu und setzen Sie (entscheidend) den workspace access nur auf die Kunden-Workspaces, die diese Person tatsächlich betreut, nicht auf „All workspaces.” So verhindern Sie, dass ein Auftragnehmer bei Kunde A jemals Kunde B sieht.
Onboarding im großen Maßstab mit Einladungslinks oder einer Domain-Allowlist
Für Ihre eigenen Mitarbeitenden, die bei vielen Kunden mitarbeiten, ist jede Einladung einzeln zu tippen zu langsam. Nutzen Sie den Tab Links für einen begrenzten/ablaufenden Einladungslink oder den Tab Domains, damit jeder, der sich mit der E-Mail-Domain Ihres Unternehmens registriert, automatisch bis zu einer maximalen Rolle beitritt (member, viewer oder manager: nie admin). Siehe Invite & Manage Team Members.
Die Kampagnen jedes Kunden innerhalb seines Workspace ausführen
Bauen Sie die Outreach jedes Kunden (typischerweise eine Autopilot → Meeting-Kampagne) innerhalb seines Workspace auf. Kontakte, Wissensdatenbanken, Angebote und Kampagnenverlauf bleiben alle auf diesen Workspace isoliert, sodass nichts von Kunde A in die Kontaktliste oder Entwürfe von Kunde B gelangt. Siehe Create an Autopilot Meeting Campaign.
Pro Kunde berichten und die gemeinsame Organisationsrechnung verwalten
Lesen Sie die Kampagnen-Analytics jedes Workspace für den Bericht dieses Kunden: Antworten, gebuchte Meetings und Sendungen, jeweils nur auf dessen Workspace bezogen. Credits sind organisationsweit und werden über alle Workspaces geteilt, behalten Sie also den Gesamtsaldo der Organisation unter Billing im Blick, damit der intensive Monat eines Kunden nicht einen anderen aushungert. Siehe Read Campaign Analytics und Credits, Plans & Billing.
Profi-Tipps
Workspaces isolieren, Organisationen trennen die Abrechnung
Zehn Kunden unter einer Organisation mit zehn Workspaces ist richtig; zehn Organisationen sind ein unnötiger Abrechnungs-/Verwaltungsalptraum. Reservieren Sie eine neue Organisation nur für eine echte Trennung der Abrechnung.
Legen Sie zuerst die Default Contact Person pro Workspace fest
Sie ist der Absender-Fallback: konfigurieren Sie sie im Voraus, damit keine Kundenkampagne mit leerem oder falschem 'Von' verschickt wird.
Beschränken Sie Auftragnehmer nur auf ihren Workspace
Zugriff ist pro Workspace geregelt. Ein Auftragnehmer bei Kunde A sollte keinerlei Einblick in Kunde B haben: setzen Sie den Workspace-Zugriff bewusst, nicht nur eine Rolle.
Sie können sich selbst nicht übertreffen
Die creator ceiling bedeutet, dass eine benutzerdefinierte Gruppe nie über Ihre eigenen Berechtigungen hinausgeht. Ist ein Feld ausgegraut, muss zuerst ein owner oder admin es freigeben.
Häufig gestellte Fragen
Separate Workspaces oder separate Organisationen pro Kunde?
Workspaces, in fast jedem Fall: sie isolieren Postfächer, Kontakte und Kampagnen, während sie Abrechnung und Team einer Organisation teilen. Nutzen Sie eine separate Organisation nur, wenn Abrechnung oder Eigentümerschaft eines Kunden wirklich getrennt sein müssen.
Teilen sich Kunden ein Postfach oder eine Domain-Reputation?
Nicht, wenn Sie es richtig einrichten: geben Sie dem Workspace jedes Kunden eigene Connectoren auf seiner eigenen Sendedomain. Ein Postfach über Kunden hinweg wiederzuverwenden vermischt Reputationen und Daten; tun Sie das nicht.
Kann ein Auftragnehmer nur seinen eigenen Kunden sehen?
Ja. Der Zugriff ist workspace-scoped: setzen Sie den Workspace-Zugriff seiner Einladung nur auf den Workspace dieses Kunden und kombinieren Sie es optional mit einer benutzerdefinierten Least-Privilege-Berechtigungsgruppe.
Wie berechne ich Kunden separat?
Credits sind organisationsweit und werden über alle Workspaces geteilt: es gibt kein Guthaben pro Workspace. Erfassen Sie die Nutzung jedes Kunden über die Analytics seines Workspace und greifen Sie nur dann zu einer separaten Organisation, wenn die Abrechnung wirklich getrennt sein muss.
Wofür ist eine benutzerdefinierte Gruppe im Gegensatz zu einer integrierten Rolle?
Die fünf integrierten Rollen (owner/admin/manager/member/viewer) decken die meisten Bedürfnisse ab. Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Gruppe nur für einen Berechtigungsbereich, den die Rollen nicht bieten: etwa einen kundenbezogenen SDR, der die Abrechnung nicht anfassen darf.
Wie onboarde ich mein ganzes Team schnell?
Nutzen Sie einen Einladungslink (begrenzte Nutzung, ablaufend) aus dem Links-Tab oder eine Domain-Allowlist aus dem Domains-Tab, damit jeder mit Ihrer Unternehmens-E-Mail automatisch mit einer festgelegten maximalen Rolle beitritt.
Woher stammt das kundenbezogene Reporting?
Aus den eigenen Kampagnen-Analytics jedes Kunden-Workspace: Sendungen, Antworten und gebuchte Meetings, jeweils nur auf diesen Workspace bezogen.
Kann eine Person mehrere Kunden verwalten?
Ja: gewähren Sie der Einladung dieser Person (oder später über Edit workspace access) Zugriff auf mehrere Kunden-Workspaces statt nur auf einen.