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So verwenden Sie Rollen & Berechtigungsgruppen in FirstSales

Verstehen Sie die fünf integrierten Rollen, erstellen Sie benutzerdefinierte Berechtigungsgruppen aus der Ressourcenmatrix, beachten Sie die Ersteller-Obergrenze und begrenzen Sie den Zugriff pro Workspace.

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Team & Workspace
Min. Lesezeit
7 min
Schritte
6 · Fortgeschritten

  1. Beginnen Sie mit den fünf integrierten Rollen

    Jedes Mitglied hat eine Rolle, die seinen grundlegenden Zugriff festlegt:

    • Owner (alles, einschließlich Abrechnung und Organisationsübertragung/-löschung.
    • Admin) verwaltet Mitglieder, Einstellungen und alle Workspace-Inhalte.
    • Manager: verwaltet Kampagnen, Kontakte und Workspace-Inhalte.
    • Member: Standardzugriff auf Kampagnen und Kontakte.
    • Viewer: nur Leserecht.

    Für die meisten Teams reichen diese Rollen völlig aus. Greifen Sie nur dann auf benutzerdefinierte Gruppen zurück, wenn eine Rolle nicht passt.

  2. Verstehen Sie Berechtigungsgruppen

    Öffnen Sie Settings → Team → Groups. Es gibt zwei Arten:

    • System groups (die integrierten Rollendefinitionen. Schreibgeschützt; Sie können sie weder bearbeiten noch löschen.
    • Custom groups) von Ihnen definierte Berechtigungssätze für Fälle, die die Standardrollen nicht abdecken.

    Gruppen bilden die effektiven Berechtigungen einer Person ab, aufgelöst pro Workspace.

    Verstehen Sie Berechtigungsgruppen

  3. Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Gruppe

    Klicken Sie, um eine Gruppe zu erstellen, und Sie erhalten eine nach Ressource gruppierte Berechtigungsmatrix: Kampagnen, Kontakte, Connectors, Mitglieder, Workspace, Organisation und mehr. Benennen Sie die Gruppe und aktivieren Sie genau die Berechtigungen, die sie gewähren soll (z. B. Kampagnen lesen + Kontakte lesen/schreiben, sonst nichts).

    So bauen Sie eine Rolle wie „SDR, der Kontakte bearbeiten, aber Abrechnung oder Team-Einstellungen nicht anfassen darf“.

  4. Beachten Sie die Ersteller-Obergrenze

    Sie können nur Berechtigungen vergeben, die Sie selbst besitzen. In der Matrix ist alles, was über Ihren eigenen Zugriff hinausgeht, deaktiviert: Sie können keine Gruppe erstellen, die mächtiger ist als Sie selbst. Dieselbe Regel gilt bei der Rollenzuweisung bei einer Einladung: Optionen oberhalb Ihrer eigenen Ebene sind ausgegraut.

  5. Beschränken Sie den Zugriff auf Workspaces

    Berechtigungen sind workspace-bezogen. Ein Mitglied kann in verschiedenen Workspaces unterschiedliche effektive Zugriffe haben, und dessen Workspace-Zugriffseinstellung (alle vs. bestimmte) entscheidet, wo eine Gruppe überhaupt greift. Nutzen Sie dies, um jemandem in einem Workspace volle Rechte und in einem anderen keine zu geben.

  6. Zuweisen und überprüfen

    Weisen Sie bei der Einladung eine Gruppe zu (oder später über das Edit workspace access eines Mitglieds). Um zu prüfen, was jemand tatsächlich tun kann, denken Sie daran, dass die App die effektiven Berechtigungen live pro Workspace auflöst: der sicherste Test ist zu bestätigen, dass das Mitglied die gesperrten Tabs und Aktionen sieht (oder nicht sieht), die Sie beabsichtigt haben.

Profi-Tipps

  • Probieren Sie zuerst eine integrierte Rolle, bevor Sie eine benutzerdefinierte Gruppe anlegen

    Die fünf Rollen decken die meisten Bedürfnisse ab. Bauen Sie eine benutzerdefinierte Gruppe nur dann, wenn Sie wirklich eine Berechtigungsscheibe brauchen, die die Rollen nicht bieten: weniger maßgeschneiderte Gruppen sind leichter nachvollziehbar.

  • Sie können sich selbst nicht überbieten

    Die Ersteller-Obergrenze bedeutet, dass eine Gruppe nie über Ihren eigenen Zugriff hinausgeht. Können Sie ein Kästchen nicht anhaken, besitzen Sie diese Berechtigung nicht: lassen Sie sich diese von einem Owner/Admin gewähren.

  • Denken Sie in Workspaces

    Der Zugriff gilt pro Workspace. Jemand kann im Workspace von Kunde A Manager sein und im Workspace von Kunde B nur Viewer. Legen Sie den Workspace-Zugriff bewusst fest, nicht nur die Rolle.

  • Minimalprinzip für benutzerdefinierte Gruppen

    Aktivieren Sie nur die Berechtigungen, die die Aufgabe erfordert. Eine Gruppe, die alles gewährt, ist nur eine Admin-Rolle mit Umweg: und ein größeres Risiko, falls das Konto kompromittiert wird.

Häufig gestellte Fragen

Welche Rollen gibt es?

Owner, Admin, Manager, Member und Viewer. Owner hat vollen Zugriff (einschließlich Abrechnung und Organisationsübertragung); Viewer hat nur Leserecht.

Was ist der Unterschied zwischen einer Rolle und einer Gruppe?

Rollen sind die fünf integrierten Zugriffsebenen (hinterlegt durch schreibgeschützte system groups). Custom groups sind von Ihnen definierte Berechtigungssätze für Fälle, die die Standardrollen nicht abdecken. Beide lösen sich pro Workspace zu effektiven Berechtigungen auf.

Wie erstelle ich einen benutzerdefinierten Berechtigungssatz?

Settings → Team → Groups → eine Gruppe erstellen. Benennen Sie sie und aktivieren Sie Berechtigungen in der nach Ressourcen gruppierten Matrix (Kampagnen, Kontakte, Mitglieder usw.). Weisen Sie sie bei der Einladung zu oder über den Workspace-Zugriffs-Editor eines Mitglieds.

Warum sind manche Berechtigungen ausgegraut?

Die Ersteller-Obergrenze: Sie können nur Berechtigungen vergeben, die Sie selbst besitzen. Alles, was über Ihren eigenen Zugriff hinausgeht, ist deaktiviert, damit Sie keine mächtigere Gruppe erstellen können als Sie selbst.

Kann der Zugriff je Workspace unterschiedlich sein?

Ja: Berechtigungen sind workspace-bezogen. Die Gruppe eines Mitglieds gilt innerhalb der Workspaces, für die es Zugriff erhalten hat, sodass es in einem volle Rechte und in einem anderen keine haben kann.

Kann ich die integrierten Rollen bearbeiten?

Nein. System groups (die integrierten Rollen) sind schreibgeschützt. Um den Zugriff anzupassen, erstellen Sie stattdessen eine benutzerdefinierte Gruppe.

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I'm setting up FirstSales (https://firstsales.io), an AI outbound sales platform: campaigns, contacts, a reply inbox, deliverability and lead signals. Help me get my workspace sending real, good emails end to end, from Claude Code.

Read these first so you know how FirstSales works:
- Developer docs and API: https://developer.firstsales.io
- CLI: https://www.npmjs.com/package/@firstsales.io/cli
- Skills for coding agents: https://github.com/firstsalesio/firstsales-skills (read README.md and GUIDE.md)

Setup
1. Install the CLI: npm install -g @firstsales.io/cli
2. Install the FirstSales skills:
   claude plugin marketplace add firstsalesio/firstsales-skills
   claude plugin install firstsales@firstsales
3. Ask me if I already have a FirstSales account. If not, send me to https://app.firstsales.io to sign up.
4. Ask me to create an API key under Settings → API → API Keys, with only the scopes we need.
   Never ask me to paste the key into this chat. Tell me to run this in my own terminal, so the key stays hidden:
   read -rs FS_KEY && firstsales auth login --api-key "$FS_KEY"; unset FS_KEY
5. Run `firstsales whoami` and tell me which workspace and organisation we are connected to.

Then ask me about my business: what I sell, who I sell to (roles, company size, countries), my best customers, and what I use today for outbound (tools, lists, mailboxes). Walk me through:
1. Teaching FirstSales my business: website, offer, proof points and case studies in the knowledge base, so the AI writes like someone who knows the product.
2. Connecting my sending mailboxes and checking my sending domain: SPF, DKIM, DMARC and warm-up. If anything is unhealthy, tell me the exact DNS record to add.
3. Bringing in contacts: import my CSV or CRM export into a clean list, remove duplicates and bad emails, and block domains I must never email (customers, competitors, my own).
4. Building my first campaign: the right list, senders, steps and timing. Write the sequence with me, show me the drafts, and do not launch until I say yes.
5. Setting up Signals if it fits: find people engaging with LinkedIn posts about topics my buyers care about, and turn them into leads.
6. Inviting my team and giving each person the right access.

Once campaigns run, show me how to work the reply inbox from here: which replies need an answer, draft responses in my voice, and move good conversations into deals. If I use Cal.com, connect it so follow-ups can offer my booking link (not the first email).

Throughout, as you learn about my business, proactively suggest and help create:
- Reply templates for the questions and objections my prospects are likely to raise, based on my product, site and codebase if you can see them.
- Campaign ideas and segments worth testing, with the reason for each.

Safety rules:
- Show every change as a dry run (--dry-run) first and wait for my yes. Never send emails, launch campaigns or delete anything without my yes.
- Tell me before anything that spends credits, and how many.

Be opinionated. If the docs give a sensible default, just use it. Don't make me choose between five options.
Developer docs ↗npm: @firstsales.io/cli ↗GitHub: firstsales-skills ↗